Melhore a Gestão do Seu Negócio com Planilhas Excel

A LUZ foi criada para ajudar pequenos e médios empreendedores. Os números de mortalidade de novas empresas no Brasil sempre nos impressionaram e decidimos que esse público precisava da nossa atenção.

No início o carro chefe era a consultoria. Cada sócio conseguia seus 4 ou 5 clientes e ficava dedicado a fazê-los crescer através de métodos de gestão. O problema disso é aquela história… sabe aquela vontade que todo ser humano tem de influenciar cada vez mais pessoas e participar de algo grande? Pois é, nós precisávamos escalar o nosso negócio.

Analisando o nosso próprio modelo de negócio, percebemos que todo projeto de consultoria se encerrava em um relatório ou em uma planilha. Pensamos "por que não oferecer diretamente as planilhas e relatórios?". A lógica fazia sentido. Empresas nos procuravam para melhorar processos. Nós fazíamos longos projetos para entregar uma planilha que melhoraria os processos no final das contas.

Os projetos eram necessários, principalmente quando a empresa não conhecia seus próprios problemas. Mas e aquelas que já sabiam e buscavam uma solução rápida? Em 2011 começamos a montar o e-commerce de venda de planilhas. Em 2013 ele ganhou corpo. Em 2015 abandonamos a consultoria e nos dedicamos apenas a produtos digitais.

É engraçado falar isso, pois, inicialmente, uma planilha de excel não parece ser um produto muito atrativo para a venda. Mas no mesmo ano de 2015, fizemos em parceria com o SEBRAE uma pesquisa que nos mostrou que mais de 80% das empresas brasileiras usam planilhas em sua gestão.

Por que ferramentas tão importantes para a gestão são tão pouco compartilhadas, vendidas, discutidas? Resolvemos não dar ouvidos para isso. Preferimos montar o nosso próprio negócio e buscar as mais diversas aplicações empresariais das planilhas. Hoje somos o maior e-commerce de planilhas do mundo e, a partir da nossa experiência, toda empresa deveria ter as planilhas abaixo.

Planilha de Fluxo de Caixa em Excel

Um dos grandes desafios de qualquer empreendedor é fazer sua gestão de fluxo de caixa. Muitas vezes ele toma notas, deixa para fazer os registros depois e, quando vai fazer, não lembra mais o que significam aqueles papéis. O controle financeiro fica um caos.

Se fala em "implementar um software financeiro", aliás é quase um mantra nas empresas. O problema é que a maioria dos softwares não é flexível e não atende empresas que não possuem processos maduros ainda.

O ideal é começar com uma ferramenta bem simples, enquanto os gestores estão aprendendo a lidar com as rotinas financeiras. Nesse quesito, nada supera uma boa planilha de fluxo de caixa.

Planilhas de Precificação em Excel

Você começa a montar um serviço, junta as melhores pessoas, pensa na experiência do consumidor e, na hora de colocar o serviço no mercado, dá aquela travada: quanto vai custar? Sim, calcular o preço de venda é uma atividade muito difícil.

No final das contas, a precificação vai depender do mercado. Qual a percepção dos clientes sobre o seu preço e quanto a concorrência cobra? Mas ajustes devem ser feitos mediante a estrutura de custos da empresa.

Também engana-se quem acredita que a precificação é uma atividade para ser feita apenas uma vez. Preços precisam ser revisados temporariamente. Também existem diferentes lógicas de precificação para diferentes modelos de negócio: serviços, produtos, mensalidades, alimentação, projetos ou eventos. Nessa seleção de planilhas para cálculo de preço de venda, você encontrará todos os tipos possíveis.

Planilha de Planejamento Estratégico em Excel

Uma série de pequenas empresas não acredita em planejamento estratégico. Eu posso assegurar que as empresas que possuem essa opinião estão errando em sua estratégia. As pequenas empresas são justamente as que precisam mais pensar em diferenciação, cultura e metas ambiciosas.

É essencial contratar pessoas integradas ao propósito e que possuem os valores da empresa. Além de transparecer isso na comunicação. O problema é que a maioria das empresas sequer sabem porque elas existem. Elas sabem o que elas fazem, mas por que ela deve prevalecer e não a concorrente? Pergunta difícil e a resposta não é qualidade e atendimento.

Empresas prevalecem porque elas são altamente especiais para pequenos nichos de público. Uma planilha de planejamento estratégico irá enriquecer essa discussão dentro da sua empresa, além de ajudar a monitorar metas e planos de ação.

Planilha de Cadastro de Clientes em Excel (CRM)

Cada empresa possui uma estrutura de funil de vendas. Diferentes etapas, ciclos de negociação com tempos diferentes e perfil de cliente ideal próprio. No entanto, todas elas precisam guardar registros sobre suas interações com clientes.

Essa atividade permitirá que a empresa saiba quais são seus melhores clientes e o quanto eles estão interagindo recentemente. A partir daí, traçar iniciativas para resgatar bons clientes. Existem alguns sistemas de CRM, mas para começar, recomendo fortemente o uso de uma planilha de CRM em Excel.

Planilha de Ciclo PDCA em Excel

O PDCA deveria ser conhecido por todos os empreendedores brasileiros. A capacidade que esse método possui para evoluir empresas é de outro mundo. Ele foca justamente na melhoria contínua de processos.

Sabe aquele processo de vendas que tem tido muita perda? E o processo de atendimento com muitas reclamações? Nenhum deles estaria nessa situação se você estivesse utilizando as 4 etapas do ciclo: Planejar, Executar (Do em inglês), Checar e Agir.

Você pode começar hoje a utilizar uma planilha de PDCA simples e ela pode fazer maravilhas pela sua empresa.

Mais do que Planilhas, invista em métodos de gestão!

Muitos processos dão errado nas empresas, porque estamos todos tentando reinventar a roda. Os melhores métodos de gestão já estão prontos e em constante evolução por aí. Você só precisa achá-los!

Por isso, compartilhe informações, aprenda com outros empreendedores. A LUZ está em contato com empreendedores todos os dias. E é a partir de suas dores e desafios que formulamos as nossas ferramentas em Excel.

Eu citei 5 exemplos neste artigo, mas as possibilidades de uso de planilhas são praticamente infinitas dentro de uma empresa. Você pode encontrar muitas delas no nosso maior pacote de planilhas.

Autor: Filippo Ghermandi

Formado em economia pela PUC-Rio, Filippo se tornou empreendedor e ajuda diariamente milhares de pequenas empresas brasileiras. Acabou se apaixonando por marketing, principalmente digital e hoje, além de sócio, é o Diretor de Marketing da LUZ. De tempos em tempos, você pode acompanhar seus textos pelo Blog LUZ.